Ominaisuudet
Sama vahva työnkulku kaikkialla
Allekirjoitusprosessit, mallit, käyttäjien hallinta, seuranta ja julkinen tarkistus kaikkialla, missä allekirjoitus on voitava osoittaa vielä vuosien kuluttua.
Kuka allekirjoittaa ja mitä
Laki edellyttää joiltakin asiakirjoilta tiettyä muotoa, joten tarkista oma asiakirjasi ennen kuin jatkat. Milloin sähköinen allekirjoitus ei riitä
-
Tilitoimistot ja tilintarkastusyhteisöt
Tilinpäätökset ja hallituksen pöytäkirjat.
-
Taloyhtiöt ja isännöitsijät
Hallituksen pöytäkirjat, urakkasopimukset ja todistukset.
-
Yhdistykset ja säätiöt
Pöytäkirjat, valtakirjat ja sopimukset.
-
Henkilöstöhallinto
Työsopimukset.
-
Myynti
Myynti- ja kumppanuussopimukset.
Allekirjoitusprosessit
Tiukka järjestys tai kaikki samanaikaisesti.
- Muistutukset valitsemallasi tiheydellä
- Jokaisella pyynnöllä on määräaika
- Hylkäys perusteluineen, kirjattuna pyynnön tapahtumahistoriaan
Pikalähetys, ohjattu lähetys ja luonnokset
Useimmat lähetykset hoituvat yhdellä näytöllä: lataa PDF, lisää allekirjoittajat, lähetä.
- Nelivaiheinen ohjattu lähetys vaativampiin tapauksiin
- Tallenna luonnos ja lähetä, kun olet valmis
- Avaa luonnos uudelleen ja vaihda allekirjoittajat, asetukset tai PDF
Tarkistaminen
Jokainen valmis asiakirja kantaa mukanaan oman todennuslinkkinsä, joka on painettu jokaiselle sivulle.
- Maksuton
- Ei käyttäjätunnusta
- Todennettavissa EU:n DSS-validaattorilla, Adobe Acrobatilla tai millä tahansa PAdES-yhteensopivalla lukuohjelmalla
Jokaisen pyynnön ympärillä
-
Mallit
Tallenna allekirjoittajajoukko ja aloita siitä uusi pyyntö yhdellä napsautuksella. Asiakirja ladataan pyyntökohtaisesti eikä sitä jaeta pyyntöjen kesken.
-
Allekirjoittajakohtaiset asetukset
Lukitse allekirjoittaja tiettyyn eID-maahan, valitse kullekin oma kieli ja kirjaa, kuka allekirjoittaa minkäkin organisaation puolesta. Rooli painetaan allekirjoitettuun asiakirjaan.
-
Käyttäjien hallinta
Kolme roolia (ylläpitäjä, käyttäjä, katselija) määräävät, kuka saa lähettää, muuttaa asetuksia tai vain katsella. Ryhmät rajaavat, mitkä pyynnöt kukin näkee, ja allekirjoitusten oletusasetukset periytyvät organisaatiolta ryhmille.
-
Näkyvyys
Näkymä päivittyy allekirjoittajien toimiessa, ja jokaisesta pyynnöstä jää täysi aikaleimattu historia. Yhden allekirjoittajan kutsun voi lähettää uudelleen tai perua allekirjoituksia odottavan pyynnön.
-
Vaatimustenmukaisuus ja tietosuoja
EU-sijainti, pysyvä poisto (tietosuoja-asetuksen 17 artikla), säilytysajat asiakirjaluokittain lakisääteisin oletuksin, tietojenkäsittelysopimus (28 artikla) rekisteröityessä ja pyyntökohtainen oikeudellinen pidätys, kun laki sitä edellyttää.
-
Tietoturva ja juridinen pätevyys
Vahva kansallinen sähköinen tunnistautuminen, leima-avain pilvipalvelun laitteistoturvamoduulissa, EU:ssa hyväksytyt aikaleimat.
Mitä allekirjoittaja näkee
Rakennettu saavutettavuus huomioiden
Sivut ja sähköpostit kunkin allekirjoittajan kielellä:
-
Lue ennen allekirjoittamista
Koko asiakirjan voi lukea selaimessa, eikä mitään tarvitse ladata.
-
Vahvistus ja kuitti
Allekirjoittaja näkee vahvistetun nimensä ja tunnistuspalvelun, vahvistaa ja saa kuitin, jossa näkyvät tunnistuspalvelu, aikaleima ja rooli.
-
Valmis asiakirja perille asti
Kun pyyntö valmistuu, allekirjoitettu PDF lähetetään sähköpostitse jokaiselle allekirjoittajalle, ellei lähettäjä ole valinnut toisin.
-
Selkeästi tiedoista
Ennen allekirjoittamista sivu kertoo rekisterinpitäjän ja käsittelijän, käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen.
Kokeile omilla asiakirjoillasi.
Luo tunnus ja lähetä ensimmäinen allekirjoituspyyntösi.