Ominaisuudet
Kuka allekirjoittaa ja mitä
Sama työnkulku niissä tilanteissa, joissa allekirjoitus on voitava osoittaa vielä vuosien kuluttua.
Tilitoimistot ja tilintarkastajat
Tilinpäätökset ja hallituksen pöytäkirjat. Nämä allekirjoitetaan tilanteissa, joissa jokaisen allekirjoittajan henkilöllisyys on voitava osoittaa vielä pitkän ajan kuluttua — juuri siihen vahva tunnistautuminen vastaa.
Taloyhtiöt ja isännöitsijät
Hallituksen pöytäkirjat, urakkasopimukset ja isännöitsijätodistukset — usein allekirjoittajina useita hallituksen jäseniä, jotka eivät koskaan ole samassa huoneessa.
Yhdistykset ja säätiöt
Pöytäkirjat, valtakirjat ja sopimukset, joiden allekirjoittajat vaihtuvat hallituksen mukana vuosittain.
Henkilöstöhallinto
Työsopimukset, työtodistukset ja irtisanomisilmoitukset, joiden allekirjoittaja ei vielä työskentele teillä tai ei enää työskentele.
Myynti
Myynti- ja kumppanuussopimukset, joissa vastapuolen ei pidä joutua luomaan käyttäjätunnusta kaupan päättämiseksi.
Allekirjoitusprosessit
Allekirjoittajat voidaan asettaa tiukkaan allekirjoitusjärjestykseen, pyytää allekirjoittamaan rinnakkain tai näiden yhdistelmänä — ensin hyväksyjä, sitten kolme allekirjoittajaa samanaikaisesti. Allekirjoitusmuistutukset lähtevät automaattisesti niille, jotka eivät vielä ole allekirjoittaneet, ja jokaisella allekirjoituspyynnöllä on määräaika, jonka jälkeen se sulkeutuu itsestään. Allekirjoittaja voi kieltäytyä ja perustella kieltäytymisensä; tämä päättää pyynnön ja syy kirjautuu sen tapahtumahistoriaan.
Asiakirjat ja mallipohjat
Lataa PDF ja lähetä se. Kun sama sopimus lähtee toistuvasti, tallenna se mallipohjaksi valmiine allekirjoittajarooleineen — seuraavalla kerralla riittää, että täytät nimet ja sähköpostiosoitteet. Erillistä kenttien asettelua ei tarvita, sillä allekirjoitus kohdistuu koko asiakirjaan.
Käyttäjien hallinta
Jaa käyttäjät ryhmiin, määritä roolit ja aseta käyttöoikeudet käyttäjäkohtaisesti. Ne kollegat, jotka saavat lähettää asiakirjoja, eivät välttämättä ole samoja, jotka saavat muuttaa organisaation asetuksia tai lukea kaikkia allekirjoituspyyntöjä. Jokaisen organisaation tiedot ovat erillään muiden tiedoista.
Näkyvyys
Näkymä näyttää jokaisen allekirjoituspyynnön ja sen vaiheen, ja päivittyy allekirjoittajien toimiessa. Jokaisesta pyynnöstä jää täysi tapahtumahistoria aikaleimoineen: lähetetty, avattu, tunnistauduttu, allekirjoitettu, kieltäydytty, muistutettu, vanhentunut. Sähköposti-ilmoitukset kertovat lähettäjälle ja allekirjoittajille, mikä vaatii heidän huomiotaan.
Tarkistaminen
Jokainen valmis asiakirja kantaa mukanaan oman todennuslinkkinsä, joka on painettu asiakirjaan itseensä. Kuka tahansa PDF-tiedoston haltija — vastapuoli, tilintarkastaja tai tuomioistuin — voi avata sen maksutta ja ilman käyttäjätunnusta, varmistua siitä ettei asiakirjaa ole muutettu, ja nähdä mitä kukin allekirjoitus kattaa. Koska validointitiedot on upotettu tiedostoon, PDF todentuu myös millä tahansa PAdES-yhteensopivalla lukuohjelmalla.
Vaatimustenmukaisuus ja tietosuoja
Tiedot sijaitsevat EU:ssa. Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaiset poistopyynnöt toteutetaan henkilötietojen pysyvänä poistona, ei piilotettuna merkintänä. Säilytysajat ovat sinun hallinnassasi, ja niillä on maakohtaiset lakisääteiset oletusarvot asiakirjaluokittain — sopimuksia ja suostumuslomakkeita voi siis säilyttää eri ajan. Tietojenkäsittelysopimus (tietosuoja-asetuksen 28 artikla) hyväksytään rekisteröitymisen yhteydessä.
Tietoturva ja juridinen pätevyys
Allekirjoittajat tunnistautuvat kansallisella tunnistusvälineellä eIDAS High -varmuustasolla. Organisaation allekirjoitusavain säilytetään pilvipohjaisessa HSM-laitteessa, joka on sertifioitu tasolle FIPS 140-2 Level 3, eikä avain poistu sieltä. Aikaleimat saadaan EU:ssa hyväksytyltä aikaleimapalvelulta.
Molemmilla aiheilla on oma sivunsa yhden kappaleen sijaan: näin suojaamme palvelun ja miksi eSopparin allekirjoitus pitää.
Kokeile omilla asiakirjoillasi
Luo tunnus ja lähetä ensimmäinen allekirjoituspyyntösi.